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미디어의 다른 형태로 실제 문서 구조는 인사 파일을 관리하는 예방 조치의 하나입니다. 디지털 아카이브의 사용은 또한 관리 및 공간 효율성을위한 것입니다 / 아카이브 구축, 백업 파일의 텍스트 (실제 문서)와 같은 디지털 파일의 형태로 인사 파일 데이터베이스를 제공하는 직원의 전자 개인 파일의 관리, SKPD / 일 단위에 걸쳐 개별 파일의 관리를 개선 할 수 있습니다.

문서 / 파일을 디지털화하는 전자 기록 / 디지털로 다양한 형태의 미디어로 기존 형태의 문서 / 인사 파일을 변경 할 수있는 한 가지 방법입니다. 디지털화는 컴퓨터, 스캐너, 운영자 및 지원 소프트웨어 미디어 소스로 장비를 필요로한다. 인쇄 된 문서 스캐닝 지원 프로그램의 지원에 디지털 형태로 전달 될 수있다. 미디어 전환 Penyimpanantersebut 효율성과 인사 행정의 서비스의 질과 속도를 개선 할 것으로 예상된다 문서 관리의 효율성뿐만 아니라 의도. 프로그램 사용자에 대한 폭 넓은 액세스를 제공 할 수 있도록 접근성을 유지하기 위해 구현 문서 / 파일을 디지털화.