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Die Verabschiedung des Gesetzes Nr. 14 von 2008 über die Offenheit öffentlicher Informationen verlangt von jeder Institution, der Öffentlichkeit transparente und rechenschaftspflichtige Informationsdienste anzubieten. Die State University of Surabaya (Unesa) hat als eine der Hochschulen, die insbesondere im Bereich der Hochschuldienstleistungen stets in Kontakt mit der Gesellschaft ist, die Ergebnisse der Umsetzung, Verwaltung und Umsetzung von Aufgaben Informationstransparenz für die Öffentlichkeit zu schaffen.

Um dies zu unterstützen, war ein strategischer Schritt der Unesa die Ernennung eines Informationsmanagement- und Dokumentationsbeauftragten (PPID) durch die Rektorverordnung Nr. 1062/UN38/HK/KP/2019

In dem Erlass ernannte die Bundeskanzlerin alle Vizekanzlerinnen und Vizekanzler der Unesa zu Beratern sowie den Leiter des Büros für Studium, Studienplanung und Kooperation (BAKPK-Zentrale) als Leiterin des Referats Informationsmanagement und Dokumentation. Der Leiter des BAKPK-Büros wird bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben durch den Beauftragten für das Durchführende Informations- und Dokumentationsmanagement, bestehend aus dem Leiter des Referats Kooperation und Öffentlichkeitsarbeit, dem Leiter des Referats Öffentlichkeitsarbeit und seinen für die Dokumentation zuständigen Referaten, der für die Datenbereitstellung zuständige Leiter der Unesa-Umweltsektion und der Leiter des Zentrums Verantwortliche Entwicklung der Informationstechnologie im Sinne der Informationstechnologie